وصل

نظام الاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية


من نحن

بارتنر للأستشارات

بارتنر كونسلتنج هي شركة استشارية مستقلة متخصصة في التحول الرقمي للأعمال وتطبيق أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لمؤسسات القطاعين العام والخاص الصغيرة والكبيرة في اليمن والشرق الأوسط, بارتنر تقدم العديد من الخدمات التي تمكن كل عميل من تحقيق أهداف التحول الرقمي للأعمال الفريدة الخاصة به من خلال تحويل ألأفراد والعمليات والتكنولوجيا مثل إدارة التغيير، إدارة عمليات الأعمال، إختيار وتنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات

  • تم تخصيص استثماراتنا بالكامل لتحسين تجربتك أثناء التهيئة والتخصيصات والاستخدام اليومي ، فنحن نعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع للوصول إلى رضا العملاء.
  • تضمن أنشطة إدارة العمليات للمنظمات اختيار التكنولوجيا المناسبة. يركز عرض خدمة إدارة عمليات الأعمال لدينا على تحديد نقاط الضعف وتصميم العمليات المحسنة.
  • تقدم حلول الاستشارات الشريكة العديد من برامج التدريب / التدريب على نظام تخطيط موارد المؤسسات (Open ERP) المتقدم للعملاء والمستشارين ومستخدمي النظام. نحن نقدم التدريب الفني والوظيفي.

نظام متكامل مناسب للقطاعات الحكومية والخاصة التي تبحث عن حل لإدارة كاملة للمراسلات والخطابات الخارجية (الصادر والوارد) والمراسلات الداخلية، بالإضافة لتحويل المعاملات وسير العمل Workflow إلى معاملات إلكترونية يسهل تتبعها واستقبال التنبيهات والإشعارات عليها وتحسين جودة العمل والإنتاجية سواء في إدارة الاتصالات الإدارية أو في الإدارات الأخرى التي يرتبط عملها بالمراسلات والخطابات والمعاملات مثل إدارات المشتريات والعقود والأرشفة ومكاتب المدراء التنفيذيين وغير ذلك من الإدارات.

مميزات

مميزات النظام

متابعة المعاملات

متابعة المعاملات بين الإدارات المختلفة داخل المؤسسة و أيضا معاملات المؤسسة مع الجهات الخارجية . تعيين أكثر من مستوى لسرية المعاملات . متابعة تاريخ المعاملة والى من ومتى أسندت. تعريف أنواع المعاملات. تعريف أنواع من الجهات التي يتم التعامل معها الخارجية والداخلية. استعرضها حسب الموظف او النوع او القسم او الفرع او المدينة. أرشفة البيانات.

التقارير

إصدار العديد من التقارير مثل , تقرير بالمعاملات المتأخرة , تقرير بالمعاملات الخاصة ب موظف ما .... إلخ البحث المتقدم باي حقل او معلومة داخل المعاملة. ارفاق عدد من المرفقات. نسخ احتياطي للبيانات

إنشاء هيكل تنظيمي للمنشأة

إمكانية إنشاء هيكل تنظيمي للمنشأة (الجهة وفروعها وإداراتها وأقسامها والموظفين)، . تسجيل بيانات المعاملات الواردة والصادرة والداخلية ، وضم المرفقات إلى المعاملة.

التنبيهات

يوفر النظام آلية لإرسال تنبيهات للموظفين المعنيين بالمعاملة عند تنفيذ أي اجراء على المعاملة بعدة طرق للتنبيه (تنبيهات عن طريق النظام، البريد الالكتروني، رسائل SMS). السهولة في تتبع خط سير المعاملة وما تم عليها من إجراءات من قبل الموظفين. إمكانية إحالة المعاملات إلى إدارات داخلية. إمكانية إحالة المعاملات إلى موظف داخل الإدارة.

المعاملات الإدارية

إمكانية إعادة تفعيل المعاملة بعد اغلاقها . إمكانية تعامل النظام مع المعاملات السرية. الاستعلامات بالطرق المختلفة والمتنوعة عن المعاملات الواردة أو الصادرة (بالموضوع -برقم المعاملة -تاريخها – بالإدارات). استخراج وطباعة التقارير والاحصائيات المختلفة. إدارة صلاحيات المستخدمين . استخدام الباركود

أتمتة سير العمل

إمكانية إنشاء مسارات عمل محددة لأتمتة كاملة لدورة المعاملة دون الحاجة للإحالات اليدوية

عملائنا

مشاريعنا المكتملة

سنوات الخبرة

موظفينا الخبراء

ماهو نظام الاتصالات الإدارية أو نظام الصادر والوارد؟

نظام إلكتروني يختص بالمسح الضوئي والأرشفة للخطابات الصادرة من الجهة /المؤسسة أو الواردة إليها سواء كانت مراسلات خارجية أو داخلية.كما يتولى النظام الترقيم الآلي للخطابات وطباعة الباركود,وتوفير آليات إحالة الخطابات للمستخدمين والإدارات.وتتبع الإجراءات والمهام والإعتمادات المرتبطة بالخطابات الصادرة والواردة.

ما الفرق بين نظام الاتصالات الإدارية وبين نظام الأرشفة الإلكترونية؟

نظام الاتصالات الإدارية يعتبر شبيها بنظام الأرشفة الإلكترونية كونة يهتم بأرشفة الخطابات والمراسلات الصادرة الواردة وتوفير أدوات تعديل الوثائق من نوع pdf والبحث داخل الوثائق وغير ذلك من أدوات الأرشفة. غير أن انظام الاتصالات الإدارية يوفر علاوة على ذلك نطاق معلومات متخصص يعالج المعلومات المتعلقة بالخطابات مثل الجهات المرسلة والمستقبلة وموضوع الخطاب وإدارة مرفقاته وغير ذلك من أدوات إدارة الصادر والوارد

ما المقصود بالمعاملات الإلكترونية؟

المعاملات هي مجموعة الإجراءات والعمليات والأنشطة التي يقوم بها الموظفون داخل الجهة أو المؤسسة للخروج بمخرج معين.في العادة تتم هذه المعاملات من خلال نماذج ورقية أو من خلال رسائل البريد الإلكتروني . المعاملات الإلكترونية أو أتمتة المعاملات يقصد بها أن يتم تحويل تلك المعاملات إلى صيغة إلكترونية من خلال نظام معاملات متخصص يتولى تحويل المعاملة بين المستخدمين أو الموظفين المعنيين وفق قواعد ومسارات محددة. لتحسين جودة العمليات والخدمات وتسهيل العمل على الموطفين وتوفير مؤشرات أداء تعين على تحسين الجودة.

هل أحتاج إلى نظام اتصالات إدارية أو نظام معاملات إلكترونية؟

اذا كانت مؤسستك تعتمد بشكل أساسي في تواصلها مع الجهات والمؤسسات الأخرى على الخطابات أو المراسلات الورقية.سواء بإنشاء الخطابات الصادرة أو باستقبال الخطابات الواردة.فإنك في الغالب ستحتاج إلى نظام اتثالات إدارية لتنظيم وتتبع تلك الخطابات وإنشاء المهام وطلب الاعتمادات من المستخدمين. وعدم وجود نظام لإدارة المعاملات في تلك الحالة قد يؤدي لعدة مخاطر.مثل,تأخر الرد على الخطابات الواردة ومعالجتها.وصعوبة البحث في المراسلات القديمة.وضياع الأصول الورقية للوثائق أو تلفها.مما قد يترتب علية في كثير نت الأحيان خسائر مالية.

تواصل

اتصل بنا

موقعنا:

-صنعاء- شارع القيادة

الإتصال

777 709 078

إرسال
تم إرسال رسالتك.شكرا لك
-->